Нужно ли вести регестрацию журнала для доп соглашения

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

На каждом предприятии документация, которая касается деятельности компании, регистрируется и учитывается в специальной тетради. Журнал должен отражать все данные, которые имеют отношение к созданию, оформлению и времени действия любых договоров и соглашений. Его регулярно проверяет Налоговая служба. Учет касается трудовых договоров, приказов и дополнительных соглашений. Законом установлен процесс заполнения журнала.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Для записи учетных данных регистрации и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации. В нем фиксируется данные о документе — факт создания, получения или отправки. Обязательно ли его вести? Мнение законодательства Ведение такого журнала не является обязательным.

Нужно ли регистрировать дополнительное соглашение к трудовому договору

Журнал трудовых договоров — это документ, отражающий количество и движение договоров на предприятии. Это инструмент, позволяющий быстро найти необходимый контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о ведении подобного учета принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом. Важно определить цель ведения документа.

От нее зависит вид, в котором оформляется журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений, — электронный или бумажный. Если он нужен в информативных целях — отследить срок действия контракта, например, то достаточно электронного варианта.

Если вы планируете использовать его для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или проверок — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: его надо прошить, пронумеровать страницы, заверить подписью руководителя. Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации дополнительных соглашений к трудовому договору продается в магазинах канцтоваров.

Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:. Если предприятие небольшое и отдела кадров нет, вести учет поручают секретарю, бухгалтерии — тому, кто по служебным обязанностям чаще сталкивается с кадровым делопроизводством.

Руководитель учреждения, издавая приказ о введении подобного регистра, в нем же определяет того, кто регистрирует трудовые договоры, — ответственного за их оформление. Утвержденного порядка заполнения учетных данных нет. Каждая организация сама разрабатывает правила ведения книги учета в соответствии с потребностями и утверждает их локальным актом. Есть традиционно заполняемые графы и столбцы:.

Добавление столбцов зависит от того, какие цели вы преследуете ведением подобного документа. Например, решается проблема, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам, — информация об их заключении вносится в отдельный столбик.

Дополнительные графы и столбцы:. Несмотря на то, что количество и содержание граф книги учета утверждается в самой организации, заполнять ее надо аккуратно и корректно. Не допускаются исправления, неточности. В инструкции по кадровому делопроизводству указывается, обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров или учет осуществляется по-другому.

В ТК нет требования об обязательной нумерации контрактов с работниками и допсоглашений к ним. Нумерация может как вестись в хронологическом порядке, так и обнуляться в начале года. Допсоглашение — неотъемлемая часть базового контракта о работе. Поскольку нормативных указаний, как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, нет, целесообразно в качестве уникального номера указывать ссылку на основной контракт и вписывать ее в журнал. Приказом Росархива от Он не изменился — книги, журналы учета ТД хранятся 50 или 75 лет.

Отдельно рассмотрим, насколько законно взимание платы за регистрацию трудовых договоров и кто ее осуществляет. В соответствии со ст. Требование оплаты регистрации незаконно, так как местные власти не вправе вводить налоги и сборы, не предусмотренные налоговым законодательством. На каждом предприятии документация, которая касается деятельности компании, регистрируется и учитывается в специальной тетради. Журнал должен отражать все данные, которые имеют отношение к созданию, оформлению и времени действия любых договоров и соглашений.

Его регулярно проверяет Налоговая служба. Учет касается трудовых договоров, приказов и дополнительных соглашений. Законом установлен процесс заполнения журнала. Ведение тетради не является прямой обязанностью начальника, но значительно упрощает работу кадровой службы во время поиска документации. Журналом регистрации трудовых договоров называется специальная тетрадь в бумажной или электронной форме, которая используется для учета бумаг, заключенных сотрудниками организации.

Требуется зафиксировать дату создания, отправления и получения бумаги. Регистрацией называется письменное подтверждение факта создания, отправки или оформления документа в определенную дату. Реквизиты бумаги вносятся в форму в установленном законом порядке. Если нарушить процесс регистрации, запись не будет иметь юридическую силу, так как данные будут считаться поддельными.

Если у документа нет номера и записи, его на предприятии не существует. В году организациям доступны электронная и бумажная версии журналов. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет подтверждать существование договоров и соглашений в случае судебных споров или внутренних проверок. Например, можно проверить порядок учета документации в архиве и вовремя найти несоответствия. Журнал удобно использовать для оформления справок, для этого достаточно найти по дате необходимые реквизиты документа.

Его часто применяют при составлении статистики и проверки внутренних процессов. Несмотря на множество положительных сторон, организации не обязаны вести журнал. Разрешено разработать собственную форму документа, обязанности по оформлению лежат на специалисте кадровой службы.

Он должен отчитываться перед начальником и получить его подпись. Журнал заменяется ежегодно у активных компаний. Если документов оформлено немного, разрешено переоформлять документ раз в несколько лет.

Правилами установлено, что менеджер по персоналу или кадровик обязан заниматься ведением и заполнением журнала. На него ложится ответственность за внесение правильных данных и предоставление документа в случае проверки. Также он несет ответственность за оригиналы трудовых договоров, записи о которых сделаны в журнале. Документ оформляется после получения приказа от руководителя. Основой для ведения журнала становится бланк.

Он оформляется согласно правилам делопроизводства в России. Предприниматели, которые уже выпускали документы, могут оформить журнал по той же схеме. При оформлении журнала у сотрудников возникают трудности с нумерацией и порядком заполнений граф.

Работодатель имеет право немного изменить форму журнала, чтобы быстрее находить основные и дополнительные документы. Строгой формы законом не установлено, поэтому многие организации разделяют третью графу на 2 маленькие, куда вписывают отдельно главные и второстепенные бумаги.

Это помогает сотруднику кадровой службы держать информацию в одном месте, чтобы в будущем не искать дополнительные соглашения по всему журналу. Главное, чтобы работодатель не удалял обязательные графы.

Журналом можно сделать обычную тетрадь с жесткой обложкой, которую от руки разлиновывают на столбцы. Если сотрудник или работодатель допустили ошибки в журнале, то его придется закрыть и заводить новую тетрадку. Самой популярной ошибкой является заполнение в первой графе номеров документов, вместо внесения порядкового номера страницы. Это является проблемой при добавлении дополнительных соглашений. В это время большинство сотрудников обнаруживают ошибку. В конце журнала ставится запись о том, что его необходимо закрыть на основании ошибочного оформления.

Затем работник получает от работодателя приказ об издании нового журнала. Разрешено переписать данные из старой тетради в новую без ошибок. Законодательством не установлено административных штрафов или наказаний за ошибки в журнале, если их обнаружил сотрудник.

Чтобы правильно хранить бумажные тетради, их требуется нумеровать и прошивать. Это позволит сохранить все листы в журнале. Новые листы также подшиваются и нумеруются по порядку. ТВсе дополнительные сведения из журнала считаются конфиденциальной информацией, поэтому работодатель обязан учесть правила хранения. Законодательством запрещено изменять журнал, не зависимо от его форму бумажная или электронная.

Если кадровик или другой сотрудник неправильно заполняет информацию, документ закрывается. На последней странице ответственный работник указывает причину закрытия документа.

О проблеме докладывается руководителю предприятия. Он издает приказ об открытии нового журнала и передает кадровику тетрадку, если выбран традиционный вариант. Чтобы оформить дополнительные указания, можно на каждого сотрудника завести отдельную страницу в журнале, где будут стоять реквизиты соглашений. Электронный журнал появился несколько лет назад, но уже считается самым удобным способом ведения документа. Однако у него есть свои недостатки, поэтому многие сотрудники предпочитают вести 2 версии: бумажную как основную и электронную в качестве второстепенной.

Правильное заполнение журнала помогает улучшить функционирование предприятия. Он является подтверждением всех документов. Журнал разрешено составить в произвольной форме, а затем хранить в архиве. Для записи учетных данных регистрации и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации.

В нем фиксируется данные о документе — факт создания, получения или отправки. Обязательно ли его вести? Мнение законодательства Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения доп можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов — 75 лет.

Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Самое время немного отвлечься от текущих дел и заняться составления планов на приближающиеся выходные и следующую трудовую пятидневку. Но если то, как вы проведете уикенд, зависит только от вашей фантазии, при составлении рабочего расписания будет не лишним свериться с нашими еженедельными бухгалтерскими напоминаниями. То, каким образом исправлять некорректно сформированные кассовые чеки, зависит от применяемого формата фискальных документов ФФД. Некоторые организации ведут журнал регистрации учета трудовых договоров.

Документ этот необязательный, унифицированная форма не утверждена. Образец журнала регистрации трудовых договоров приведен на странице. Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах.

При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа. Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа ч. Первый вариант является более предпочтительным, так как основан на буквальном толковании требования Трудового кодекса РФ.

Тем не менее не противоречит законодательству и совмещение двух указанных способов. От журнала в бумажном виде электронный документ будет отличаться только отсутствием графы с подписью сотрудника, получившего экземпляр трудового договора допсоглашения к трудовому договору.

Приказ Министерства культуры РФ от Указанный срок обязателен абсолютно для всех российских организаций любых организационно-правовых форм. Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение в письменном виде другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность.

При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров.

Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу — журнал регистрации дополнительных соглашений.

Важно В качестве образца заполнения журнала трудовых соглашений к трудовым договорам можно использовать вышеуказанный вариант, но при этом учитывать, что отсутствующие графы можно вписывать информацию произвольно. Необходимость ведения журналов С целью создания удобства и минимума бумажных документов в архиве хранятся журналы регистрации соглашений и трудовых договоров. Если требуется выписать справку о прежнем месте работы или решения какого-либо другого важного вопроса, связанного с оформлением документации по устройству на работу, то журнал регистрации будет уместен.

Также записи, выполненные в журналах, свидетельствуют о том, что работник определенное время трудился именно на этом предприятии. Однако эти формы отчетности списочные, то есть содержат данные обо всех работниках. А значит передача копии такого отчета одному сотруднику — разглашение персональных данных других работников.

В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний. Нумерация трудовых договоров используется лицами:. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор.

Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты. Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным. Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре. Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:. Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции — обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению. Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону.

При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка. Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет. В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:. Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.

Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде. Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.

Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями. Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:. Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен.

Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда. Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом. Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4.

Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица. В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы. Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников. Как и все документы, связанные с персоналом, журнал регистрации трудовых договоров нужно хранить 75 лет после внесения в него последней записи.

Регламентирует этот срок подп. Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи. В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним.

Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 75 лет. Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором.

Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец?

На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье. Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок. Форма журнала учета трудовых договоров — произвольная.

Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:. Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:. Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров. Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров.

На практике, журнал может выглядеть так:. Имейте в виду , что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде даже в формате Excel. Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров. Для записи учетных данных регистрации и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации.

В нем фиксируется данные о документе — факт создания, получения или отправки. Обязательно ли его вести? Мнение законодательства Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения доп можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов — 75 лет.

Образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Так как работа HR-менеджера связана с большим количеством документов , встаёт вопрос об удобном пользовании и оперативности нахождения деловых бумаг, особенно это актуально для компании с внушительным количеством персонала.

Чтобы фиксировать трудовые соглашения и дополнительные соглашения не возбраняется вести документ, где в хронологической системе будет отражен перечень вышеуказанных соглашений.

Это может быть журнал книга , на бумажном носителе, или в электронной форме. В Российском законодательстве отсутствует требование по наличию книги регистрации трудовых соглашений, но в практической деятельности, при контроле надзорными органами соблюдения законодательства РФ, эта книга запрашивается.

В Книге нужно произвести нумерацию, скрепить печатью, прошить и поставить подпись ответственного лица. На первом листе нужно указать название компании, начальный и конечный период ведения Книги. Все записи в Книге выполнять строго в последовательном порядке, стараться не допускать ошибок и исправлений.

Пропуски между строчками не допускаются. Ошибку можно исправить любым способом, предусмотренным для первичной документации. Примерный вид обложки журнала. Пример заполнения основного раздела журнала. Не исключается ведение Книги в электронном виде.

Пожалуй, это самый удобный вариант, но не всё так просто. Необходимо следить за сохранностью информации, не забывать делать резервные копии документа и продумать момент, когда журнал могут запросить надзорные органы. Ведение журнала — это ответственность, поэтому необходимо эту ответственность закрепить за каким-либо сотрудником в виде приказа.

Плюсы от ведения журнала заключаются в следующем:. Нельзя забывать о том, что в Книге присутствует информация о личных данных, а, следовательно, хранение данной Книги нужно осуществлять в соответствии с требованиями хранения персональных данных.

Информацию о трудовых договорах и дополнительных соглашений к ним, нагляднее указывать на манер реестра. Оформление реестра является свободным. Ниже приводится примерный вариант составления реестра. При ведении Книги некоторые задаются вопросом нумерации. Можно ли начинать новую нумерацию с начала года или продолжать прежнюю? По этому вопросу подробно пояснено в письме Роструда от Не в даваясь в подробности нумерацию трудовых договоров можно начинать заново с начала года.

В случае ликвидации компании, Книга передаётся в архив. В компании должен существовать учёт кадровых документов. Книга регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должна вестись на предприятии не только для упрощения работы с документацией, но и для того, чтобы не возникало вопросов со стороны надзорных органов. Получается есть необходимость учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, а каким образом будет этот учёт вестись, должно быть отображено во внутреннем локальном документе компании.

Книга учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений самый оптимальный вариант учёта трудовых договоров. Исходя из опыта HR-менеджеров можно с уверенностью сказать, что ведение Книги учёта трудовых договоров в разы удобнее, чем хранение нужных документов под боком.

Журнал учета регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам

Учет кадровой документации оформляемой на предприятии является важной составляющей трудовой деятельности, позволяющей упорядочить процесс документооброта и проконтролировать исполнение норм ТК РФ. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:. Именно для этих целей в компаниях и ведется журнал учета трудовых соглашений, процесс создания которого имеет свои особенности.

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп.

В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения. Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора. Журнал — незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя.

При необходимости его может истребовать и суд. Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке.

На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях. Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент — в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут. Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности. Бумажный журнал действует в течение года, а после его отправляют в архив, где согласно п. В электронном виде журнал существует тоже год, а затем его нужно распечатать, прошить, подписать у руководителя и сдать в архив. Некорректно заполненный журнал можно закрыть досрочно.

Для этого достаточно на последней странице вручную написать причину, по которой заканчиваете ведение журнала, например, в связи с ошибками в регистрации договоров. При этом укажите номера неверно записанных документов. На каждом уважающем себя предприятии имеется журнал регистрации трудовых договоров, образец которого приведен ниже. Для чего нужна такая форма контроля документации, и как с ней работать — вот те вопросы, которые подлежат рассмотрению в этой статье.

Журнал учета трудовых договоров ведется в произвольной форме. Документ представляет собой книгу или тетрадь, страницы которой расчерчены таблицей. Количество столбцов таблицы определяется индивидуально. Несмотря на отсутствие четких требований к заполнению, при ведении регистра нужно соблюдать правила:. Информацию о контрактах с подчиненными вносят в таблицу, графы которой могут содержать следующие сведения:. Приведенный перечень и порядок расположения граф ориентировочный и определяется индивидуально.

Часто в таблицу вносят столбцы, в которых регистрируются дополнительные соглашения или сведения о материальной ответственности лица. По сравнению с бумажными журналами, электронный учет обладает рядом преимуществ: обеспечивает лучшую сохранность данных, не требует архивного хранения, облегчает поиск нужной информации.

Недостатками электронной формы журнала является невозможность получения подписей сотрудников, риск сбоя в работе компьютера. Допускается оформление журнала в обычной тетради с жесткой обложкой , разлинованной на столбцы. На титульном листе проставляется название документа, дата, когда он начат. На следующем листе указывается информация о лицах, ответственных за его ведение, в том числе:. Регистрационной формой журнала может служить обычная тетрадь с разлинованными графами. Поэтому для заполнения подойдёт покупная тетрадь со всеми необходимыми графами продаваемые тетради часто уже бывают разлинованы нужным образом , в которые останется лишь внести нужные сведения.

Далее пронумеровывают все страницы журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений и заполняемое и незаполненные. На первой странице не принято что-то писать. На ней можно указать основные правила заполнения и ведения журнала. Они объединены в одну графу и называются сроком действия. В графе указывают дату заключения договора и дату его расторжения.

Что такое журнал регистрации приказов по основной деятельности и как его правильно заполнить — читайте в этой статье. При создании журнала учёта трудовых договоров в обязательном порядке делается титульный лист, на котором проставляется название документа, дата его создания.

На следующей странице необходимо прописать сведения относительно лиц, ответственных за ведение конкретного документа. Стоит отметить, что для удобства использования документа в будущем пронумеровать страницы необходимо в обязательном порядке. Образец, на основании которого чаще всего создаётся журнал учёта контрактов, заключенных с работниками, включает в себя следующие сведения:.

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик — специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ. Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал.

Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи. Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения. Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала.

Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала. На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал.

Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:. Затем начинается непосредственно заполнение журнала — таблицы из 11 столбцов их количество можно менять по вашему усмотрению :. Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации.

Лучше всего третью графу разбить на две подграфы — договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера.

Регистрируя доп. Номер доп. Обложка данного документа должна быть долговечной и не истрепаться в первые же месяцы ведения такого журнала. Поэтому она должна быть достаточно жесткой и прочной, при выборе журнала уделите этому должное внимание. Если у вашего журнала мягкий переплет, лучше будет его заламинировать, так как храниться он должен 75 лет. На титульном листе указывается полное наименование организации или индивидуального предпринимателя, также указывается название самого журнала, дата создания журнала и дата окончания.

Как показывает практика, на сегодняшний день более целесообразно использовать специальные компьютерные приложения для ведения регистрационных журналов. Этот шаг позволяет значительно упростить процесс внутреннего документооборота и систематизации информации. Нужно отметить, что наличие ошибок, неточностей и исправлений не является причиной для наложения штрафных санкций на должностное лицо, занимающееся ведением документов.

В этом случае, все ошибки должны быть устранены согласно правилам делопроизводства. При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки.

После заводится новый документ. Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом. Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы. Обязательно ли проводить на предприятии инструктаж по пожарной безопасности и как правильно заполнить соответствующий журнал об инструктаже — читайте в нашей новой публикации.

Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал. А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал. Частый вопрос: можно ли делать исправления в журнале регистрации трудовых договоров? Что делать кадровику, если такая ошибка обнаружена? Следует досрочно закрыть документ и начать новый. Дополнительные соглашения подлежат регистрации в журнале.

Изменения к трудовому договору вносятся под дополнительной нумерацией с добавлением индекса к цифрам основного контракта либо под самостоятельным номером. Порядок нумерации определяется регистрационным работником.

Как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору

Самое время немного отвлечься от текущих дел и заняться составления планов на приближающиеся выходные и следующую трудовую пятидневку. Но если то, как вы проведете уикенд, зависит только от вашей фантазии, при составлении рабочего расписания будет не лишним свериться с нашими еженедельными бухгалтерскими напоминаниями. То, каким образом исправлять некорректно сформированные кассовые чеки, зависит от применяемого формата фискальных документов ФФД. Некоторые организации ведут журнал регистрации учета трудовых договоров.

Журнал трудовых договоров — это документ, отражающий количество и движение договоров на предприятии. Это инструмент, позволяющий быстро найти необходимый контракт, уточнить информацию или внести изменения.

Журнал регистрации трудовых договоров — одна из справочных книг, помогающих учитывать все соглашения, заключенные компанией с сотрудниками. Книга учета трудовых договоров облегчает труд кадровых работников. Есть и другие преимущества:. Несмотря на отсутствие обязательств по ведению журнала, если его нет, у компании могут возникнуть трения с различными инспекциями.

Журнал регистрации доп соглашения к трудовому договору пример

Так как работа HR-менеджера связана с большим количеством документов , встаёт вопрос об удобном пользовании и оперативности нахождения деловых бумаг, особенно это актуально для компании с внушительным количеством персонала. Чтобы фиксировать трудовые соглашения и дополнительные соглашения не возбраняется вести документ, где в хронологической системе будет отражен перечень вышеуказанных соглашений. Это может быть журнал книга , на бумажном носителе, или в электронной форме. В Российском законодательстве отсутствует требование по наличию книги регистрации трудовых соглашений, но в практической деятельности, при контроле надзорными органами соблюдения законодательства РФ, эта книга запрашивается. В Книге нужно произвести нумерацию, скрепить печатью, прошить и поставить подпись ответственного лица. На первом листе нужно указать название компании, начальный и конечный период ведения Книги. Все записи в Книге выполнять строго в последовательном порядке, стараться не допускать ошибок и исправлений.

Для записи учетных данных регистрации и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации. В нем фиксируется данные о документе — факт создания, получения или отправки. Обязательно ли его вести? Мнение законодательства Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек.

В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний. Нумерация трудовых договоров используется лицами:. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. Вопрос В нашей организации ведется журнал регистрации трудовых договоров.

Учет кадровой документации оформляемой на предприятии является важной составляющей трудовой деятельности, позволяющей упорядочить процесс документооброта и проконтролировать исполнение норм ТК РФ. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:. Именно для этих целей в компаниях и ведется журнал учета трудовых соглашений, процесс создания которого имеет свои особенности. Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Виды и журналы. Корреспонденция и внутренние документы (десктоп-клиент)
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Наум

    Перцовый баллон и для пса и для хозяина

  2. Флора

    Не садиться в машину к инспектору и не предлагать никаких денег . пусть всё выписывает ,А потом в суде доказать что у мусоров нету доказательств

  3. Ефросинья

    Если я получаю Зп и коплю деньги в другом банке то что получается тоже заплачу налог?

  4. Алексей

    Как говорил мой знакомы на допросе не нужно идти на контакт и на вопросы отвечать не знаю не помню. А все пугалки пропускать мимо ушей.

  5. Александра

    Не знаю, мое заявление в мусорное ведро пошло

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных